Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

Кто должен делать табель учета рабочего времени – СИЗ, нормы, инструкции

Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

  • вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
  • осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
  • располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Три бланка, рекомендованные для работы, скачиваются бесплатно отличаются способом, которым предприятие ведет подсчет времени, фактически проведенного сотрудником на работе, а также формой организации:

Форма Т-13Применяется на предприятиях с установленным на проходной турникетом, автоматически фиксирующим время прибытия и убытия персонала, с возможностью заполнения информации ручным способом или с помощью программы Excel на компьютере.
Т-12Представляет собой универсальную форму, допустимую к заполнению вручную, в которой предусмотрен дополнительный раздел, призванный отражать расчет оплаты фактически выполненной работы.
0504421Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей).

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Образец заявления о назначении ответственного за табель учета рабочего времени

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2018 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

БухгалтерияМожет верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий.
Кадровая службаОсновывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании.
РуководительНа основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

  1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
  2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
  3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
  4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
  5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
  6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
  7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
  8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
  9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
  10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
  11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

  • титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
  • при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
  • если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
  • графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
  • дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

ПоказательЦифро-буквенный код
Длительность дневной работыЯ (01)
Работа ночьюН (02)
Работа в праздничные и выходныеРВ (03)
Сверхурочная работыС (04)
КомандировкаК (06)
Оплачиваемый отпуск по ТКОТ (09)
Дополнительный отпуск (оплачиваемый)ОД (10)
Отпуск в связи с беременностью и родамиР (14)
Уход за ребенком до 3 летОЖ (15)
Дополнительный отпуск за свой счетДБ (18)
Больничный лист (оплачиваемый)Б (19)
Нетрудоспособность без оплаты пособияТ (20)

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

  • вносится только фамилия с инициалами, без должности;
  • указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
  • указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

  • расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
  • данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
  • коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
  • неверный расчет пособий по больничному листу.

Источник: http://rossiz.ru/kto-dolzhen-delat-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

В табеле учета рабочего времени проверяет экономисты или кадровики

Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

Александр [email protected] Российская Федерация, Москва #2[8445] 14 октября 2010, 21:01 Ну да с одной стороны с чего то надо начинать, а с другой стороны этот довольно сильный бардак. Проверка табелей никакого отношения к экономике не имеет, ну это и Вам и так понятно.

Если говорить кратко то мои мысли насчет того как снять с себя этот фронт работ — следующие.1.

Если Вы по образованию экономист, то Вы не можете с полной компетенцией выполнять работу не по своей специальности, может конечно проверка табелей и ничего сложного из себя не представляет, но не исключено, что это только начало.

Если же руководство видит Вас на месте «экономиста-кадровика» (что является просто нереальным феноменом), то необходимо поставить вопрос о необходимости прохождения дополнительного обучения на данную специальность, но тут не факт, что Вы сами захотите этим заниматься.2.

При этом расценивать данную подпись как его согласие на работу в выходной или нерабочий праздничный день не стоит. Чтобы смело утверждать, что требование закона выполнено и согласие работника получено, попросите его на приказе (если не в отдельном документе) написать: «На работу в выходной день согласен», поставить подпись и дату.

Внимание

УЧЕТНЫЙ ПЕРИОД УЧЕТНОМУ ПЕРИОДУ РОЗНЬ В ходе проверок рассматриваются жалобы граждан, касающиеся и суммированного учета рабочего времени. Согласно ст.

104 ТК РФ в случае, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени.

Обязан ли экономист проверять и подписывать табеля учёта рабочего времени

Важно

Проверка табелей, Александр, к экономике имеет самое прямое отношение. Это святая обязанность работников ОТиЗ или экономиста по труду, если он один в штате.

Кто будет начислять ЗП рабочим-сдельщикам, не имея ни малейшего представления о расценках, нарядах и объемах работ? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… ARBEIT MACHT FREI Михаил [e-mail скрыт] Россия, Москва #14[12690] 16 июня 2011, 14:16 Ирина писал(а): У нас на предприятии экономист по труду проверял табеля (уже после отдела кадров, но до бухгалтерии).

Проверяли на соответствие графику учета рабочего времени, на количество часов переработки и т.д. Причем, на всех трех предприятиях, на которых я работала, экономист обязательно проверял табель.

Верно!!! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Вход на сайт

Например, выходной день обозначается «В», неявки по невыясненным причинам — «НН». В нарушение указанного требования нередки случаи, когда табель учета рабочего времени ведется по произвольной форме, не отражающей все сведения о рабочем времени.

Например, рабочие дни обозначаются «плюсиками», «точками», «черточками». Такая самодеятельность приводит к тому, что становится трудно понять, сколько часов отработано.

Предположим, что работник отработал в определенный день три часа вместо положенных восьми.

Учет рабочего времени

Танита [e-mail скрыт] Беларусь, Брест #9[22214] 11 декабря 2012, 12:05 Я сверяю отработанное время по табелю с плановым графиком, по окончанию учетного периода считаю сверхурочные (опять же нужен табель), и среднесписочную списочность работников за месяц я тоже считаю по табелям. Так что с табелями я работаю не меньше отдела кадров.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[22215] 11 декабря 2012, 12:06 Beloruso4ka писал(а): Потому что кроме того, что она мне показала, она больше ничего не делала… Я хотела бы правильно делать свою работу, но за отсутствием опыта и хорошего наставника, не могу это сделать. Погодите ещё максимум пару месяцев, все поймут кому можно спихнуть часть своей работы и будете вешаться))) На самом деле границы выполняемых функций специалистов настолько расплывчаты…

Доплат никаких не получаю, у нас это считается нормой.Напращивается вопрос: как вас не озакомили с должностными обязанностями, ведь вы, наверняка, расписывались в должностной инструкии и экземпляр договора и копию должностной инструкции вам обязаны были выдать. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Яна [e-mail скрыт] Российская Федерация #7[8834] 8 ноября 2010, 16:29 Проверка правильности заполнения табеля в части больничных, дат работы уволенных/принятых работников в компетенции отдела кадров, поскольку им сдаются больничные и они делают приказы по движению работников. Экономист же проверяет норму рабочего времени, считает списочную и среднесписочную численность для заполнения стат.формы П-4. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

Подскажите пожалуйста, может ли главный бухгалтер требовать добавить в табеле дополнительные графы, такие как доплаты по штатному расписанию, по приказам и т.п. Данные действия очень облегчат работу ее подчиненных, но создадут множество проблем лицам, которые ответственны за составление табеля учета рабочего времени.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Натали [e-mail скрыт] Россия, Новосибирск #12[12672] 16 июня 2011, 3:47 А где в табеле учета рабочего времени могут оказаться какие то доплаты или у вас применяется форма Т-12? Так то правда на стороне главбуха, она имеет право требовать внести изменения в формы документов и документооборот.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Елена [e-mail скрыт] Российская Федерация #1[8444] 14 октября 2010, 19:29 Оценок нет Добрый день.

У меня такой вопрос: руководство планирует мне поручить проверку табелей рабочего времени. я работаю в организации 7 месяцев и ранее табеля просто сдавались в отдел кадров, откуда поступали в бухгалтерию.

После того, как выявили нарушения, решили вопрос так решить.

Дело в том, что у меня при приёме на работу был подписан трудовой договор, однако ни с должностной инструкцией, ни с функциональными обязанностями меня не ознакомили. Руководитель у меня гл.бух, при приёме она сказала, что никто меня ничему учить не будет, разбирайся во всём сама.

Кроме того, передачу дел мне не осуществляли (между приёмом меня и увольнением предыдущего экономиста прошло 2 месяца), а на вопрос о ДИ нач.отдела сказал «придумайте сами».

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки; в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Источник: http://1privilege.ru/v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni-proveryaet-ekonomisty-ili-kadroviki/

О дружбе кадровика и расчетчика

Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

Исследование показало, что расчет зарплаты и кадровый учет автоматизированы практически на каждом производственном предприятии, однако взаимодействие между отделами кадров и «зарплаты» кое-где до сих пор осуществляется на бумаге. Почему так происходит?

Причина №1: Мы все такие разные

Для примера рассмотрим этапы формирование табеля. В маленьких организациях обязанности кадровика часто исполняет бухгалтер, он же считает зарплату. В организациях со средним количеством сотрудников табель формируется отделом кадров, после чего передается в бухгалтерию для расчета зарплаты. Сложнее всего процесс формирования табеля устроен на крупных предприятиях.

И, как ни странно, именно здесь, несмотря на наличие качественного ПО, часто наблюдается самый большой процент ручного труда. Табель ведется отдельно в каждом подразделении, цехе, иногда отдельно на каждом участке: за табель может отвечать начальник цеха, бригадир, мастер. Бывает, что на заводе в каждом цехе свои отдел кадров и расчетчики зарплаты.

Поэтому процесс создания табеля может отличаться от цеха к цеху.

Практически на каждом предприятии сформирована своя уникальная система документооборота. Так, один из участников опроса поделился, что на его заводе бригадир каждый день ведет табель в MS Excel, «перекидывая» подчиненных с одного места работы на другое.

Представители другой компании рассказали, что их начальник цеха табель заполняет на бумаге, затем передает его руководителю подразделения и далее в кадровый отдел, где полученные данные сверяются с приказами. Проверенный табель отправляют расчетчикам, там его наконец-то заносят в программу.

Еще один интересный факт: многие из опрошенных отметили, что рабочее место руководителя подразделения не автоматизировано.

Как видим, ситуации бывают разные. И, к сожалению, современные средства автоматизации, как бы хороши они ни были, при внедрении не всегда получается подстроить под текущие бизнес-процессы каждой конкретной организации.

С другой стороны, не стоит ли производителям программных продуктов попытаться предугадать различные варианты построения бизнес-процессов пользователей? В частности, электронные проходные в наше время — уже не такая большая редкость, так почему бы не предусмотреть в программах возможность загрузки табеля из внешнего файла? «Контур-Персонал» развивается именно в этом направлении: с каждой новой версией появляется все больше функционала, связанного с потребностями различных групп пользователей. Так, в последней версии появился шаблон для заполнения табеля в MS Excel. Такой шаблон можно ежемесячно рассылать всем руководителям подразделений. При этом исключается вероятность ошибок, поскольку при заполнении допускается указать строго ограниченный набор букв табеля, задать время в определенном формате. Нельзя, например, вписать в ячейку со временем букву табеля и наоборот. Заполненные файлы возвращаются в отдел кадров и загружаются в программу. При загрузке программа проверит данные на соответствие: например, если в программе есть приказ на отпуск по сотруднику, а в принимаемом табеле в этом периоде указано рабочее время, то программа выдаст предупреждение. Все происходит под контролем кадровика, но он уже не выверяет информацию вручную. В дальнейшем табель автоматически передается в программу для расчета зарплаты, где с ним начинает работать расчетчик.

Конечно, при внедрении такого решения на предприятии потребуется стандартизация бизнес-процесса: на каждом рабочем месте руководителя должен быть установлен компьютер, а на нем — программа, позволяющая работать с таблицами (MS Excel). Но почему бы и не модернизировать процесс, не свести его к единому для всех набору действий? При этом время, затрачиваемое кадровиками на сверку табелей, многократно сократится.

Кстати, описанный функционал уже реализован в связке программных продуктов компании СКБ Контур: «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата». Ознакомиться с ними можно, скачав их демо-версии на сайте kontur.ru или заказав презентацию по электронной почте personsl@skbkontur.ru.

Причина №2: Экономия на доработке стандартной версии программы

Как правило, разработчики стараются вложить в свои системы максимальное количество типовых процессов. Однако невозможно вместить ВСЕ в общую для всех программу. Почти каждое производственное предприятие уникально, поэтому стандартные программы рекомендуется дорабатывать под потребности конкретной организации.

Только в этом случае удастся автоматизировать все бизнес-процессы. Понятно, что это требует денежных вложений. Тем не менее грамотные и дальновидные руководители сознательно вкладываются в доработку базовых версий программ. Общеизвестно, что в результате автоматизации процесс обработки документов сокращается в 2-3 раза.

При этом все бизнес-процессы становятся «прозрачными»: их легко контролировать и анализировать.

Наш опрос показал, что не все производственные компании, несмотря на многообразие и сложность своих бизнес-процессов, понимают необходимость доработки программ «под себя», предпочитая обходиться минимумом и теряя при этом время и деньги.

К слову, среди пользователей «Контур-Персонала» и «Контур-Зарплаты» есть организации, для которых выполнены настолько серьезные доработки, что функционал и внешний вид этих программ стали далеки от поставочной версии.

Причина №3: Кадровую программу выбирает… не кадровик

Еще одна нередкая ситуация, которая приводит к ручному труду, — это попытка одного отдела навязать «подходящий» программный продукт другому.

Если у расчетчиков установлено некое универсальное средство автоматизации, совмещающее в себе бухгалтерию, расчет зарплаты, кадровый учет, то очень часто они стремятся «продвинуть» эту программу и кадровикам: мол, одна программа умеет делать все и не придется дважды вносить одну и ту же информацию. Вот только опыт показывает, что панацеи от всех зол не бывает.

Скорее всего, такая программа действительно хороша в области расчета зарплаты.

Но насколько сильна ее кадровая составляющая? Производители подобных «универсальных решений» пытаются втиснуть в них всевозможные «фишки» для управления персоналом, но при этом не догадываются, что кадровику в первую очередь все-таки нужна автоматизация его ежедневной работы.

Вот и получается, что функциональность для управления персоналом в программе есть, а времени на это самое управление не остается, поскольку рассчитывать стажи, отпуска, формировать приказы и делать выборки по сотрудникам приходится вручную.

Мы придерживаемся мнения, что в работе кадровиков и расчетчиков лучше использовать два программных продукта, а не один. Почему? Практика неоднократно доказывала, что невозможно быть экспертом во всем. Кадровое ПО должно быть сосредоточено только на кадровых проблемах, в то время как в программе для расчетчиков во главе угла должен стоять расчет зарплаты.

По этому принципу созданы «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата».

При этом их разработчики понимают, что каждая из программ должна быть частью системы, ведь кадровый учет и расчет зарплаты тесно связаны между собой.

«Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата» умеют обмениваться личными данными по сотрудникам, приказами на отпуск, командировку, больничными листами и табелем, данными по оплате труда и т д.

Множество возможностей для учета движения персонала

Таким образом, ручной труд при взаимодействии кадровиков и расчетчиков можно свести к минимуму. И теперь вы примерно знаете как.

*Проведен специалистами компании СКБ Контур на одном из совместных семинаров для кадровиков и расчетчиков в 2012 году.

Источник: https://kontur.ru/articles/2143

Что проверяет кадровик в табеле учета рабочего времени

Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

  • Темы:
  • Табель учета рабочего времени

Вопрос Обязан ли инспектор по кадрам проверять табель учёта рабочего времени и ставить свою подпись? Ответ Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Эксперт делится важной информацией о табеле учета рабочего времени 2016 в материале по ссылке. В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

Важно Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений (например, секретаря администрации). Следовательно, и подпись на табеле должен проставлять именно сотрудник ответственный за оформление табеля учета рабочего времени.

Вы узнаете больше о образце заполнения табеля учета рабочего времени, если перейдете в материал.
Однако, на практике чаще всего данную обязанность выполняют работники кадровой службы, т.к. отдел кадров производит оформление всех кадровых документов на работников (например, ежегодный отпуск, учебный отпуск и т.д.).

Указания по заполнению унифицированных форм по учету труда, утв.

Голосование:

Применение унифицированных форм в настоящее время осталось обязательным для организаций государственного сектора экономики.

Внимание Другие организации вправе в своих локальных актах установить иные требования к заполнению , проверке и подписанию табеля.

Однако во всех случаях тот, кто проверяет табель должен знать порядок заполнения документа и те буквенные обозначения, которые применяются при его заполнении.Также прочитайте о табеле рабочего времени более подробно.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени? Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи.Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как вести учет рабочего времени?

Формы учета рабочего времени Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Для этого используйте типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Однако с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

А вообще все эти документы можно найти в Консультанте. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Екатерина ametistik28@rambler.ru Российская Федерация #11[12670] 16 июня 2011, 3:29 Добрый день.

Есть некий заместитель директора по кадрам, который на вопрос о должностной иструкции ответил — «а Вы составьте её сами» (это при том, что я пришла в организацию с нулевым опытом работы по специальности).

Важно В приказе я расписалась, и в договоре, хотя 2й экземпляр мне не дали, запись в трудовой сделали (после того как я обратилась с запросом копии трудовой — схитрила ? ). Далее директор организации начал навешивать на меня разного рода отвлечённые обязанности (как то съездить в суд, т.к.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени? Это давало основание предположить, что в табеле рабочего времени отработанное время отражалось не полностью.

Госкомстата РФ от 05.01.

2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» применительно к табелю рабочего времени предусматривают подписания табеля не только лицом, уполномоченным на его ведение, но и кадровым работником.

Соответственно, до подписания табеля кадровик должен удостовериться в объективности, правильности и точности записей, внесенных в табель. Применение унифицированных форм в настоящее время осталось обязательным для организаций государственного сектора экономики.

Другие организации вправе в своих локальных актах установить иные требования к заполнению , проверке и подписанию табеля. Однако во всех случаях тот, кто проверяет табель должен знать порядок заполнения документа и те буквенные обозначения, которые применяются при его заполнении. Также прочитайте о табеле рабочего времени более подробно.

В одном табеле учета рабочего времени отмечаются его рабочие дни как воспитателя, в другом — как музыкального руководителя (с указанием соответствующей продолжительности рабочего дня). В этой связи необходимо отличать ведение табеля учета рабочего времени на работника, выполняющего работу на условиях совмещения.

При совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (ст. 151 ТК РФ).

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы согласно ст.

Что проверяет отдел кадров в табеле учета рабочего времени

Внимание Во-вторых конечно было бы неплохо ознакомиться со своей должностной инструкцией, но в нее легким движением руки добавляется пункт в обязанности сотрудника «и прочие поручения начальника отдела» и Вам уже будет трудно сослаться на нее в таких моментах.

Так что на мой взгляд единственная и собственно истинная причина по которой Вы не можете и не имеете права как настоящий специалист выполнять эту работу — это отсутствие у Вас компетенции в работе с кадрами. Я думаю, что так.

Что касается «выбивание» заработной платы, то даже при данном поручении (проверка табелей) не думаю, что это возможно, хотя все зависит от объема работы. Мне кажется тут не нужно просить увеличивать заработную плату, а необходимо выполнять только те обязанности, которые в Вашей компетенции.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9.

Вот таким образом: Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия.

Источник: http://advocatus54.ru/chto-proveryaet-kadrovik-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni/

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Кто должен проверять табель учета рабочего времени кадровик или бухгалтер

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

отпускные

2300

больничное пособие

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Правовая помощь
Добавить комментарий