Новый кассовый чек для отчета

Образец чека онлайн-кассы — как выглядит, требования и реквизиты

Новый кассовый чек для отчета

С новыми чеками много вопросов. После ввода онлайн-ККТ некоторые магазины неправильно формируют документы или не указывают обязательные поля. За это налоговая штрафует. Чтобы вы не нарвались на штраф, мы собрали в этой статье все новые реквизиты и требования. А еще подготовили образец чека онлайн-кассы в двух вариантах — бумажном и электронном.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Требования к чеку онлайн-кассы и 18 новых полей

Клиент выбирает сам, какой документ получит: бумажный, электронный или оба. Бумажный, как и раньше, печатается на ККМ, а электронный отправляется клиенту на почту или смской. По содержанию оба типа чеков одинаковые и отличаются только несколькими реквизитами.

Такое сообщение приходит на телефон

Раньше в фискальных документах было 7 обязательных полей, после ввода новых ККТ их стало 25. Но для разных видов деятельности, количество обязательных реквизитов может увеличиваться или уменьшаться.

Вот что должно быть в чеке онлайн-кассы

  1. Наименование документа — например, «кассовый чек» или «отчет о закрытии смены».
  2. Название организации или ФИО предпринимателя.
  3. ИНН.
  4. Кассир — должность и фамилия (не указывается при автоматических расчетах в интернете и вендинге).
  5. Номер документа за смену.
  6. Дата и время оплаты.
  7. Место расчета:
    • почтовый индекс и адрес, по которому стоит касса;
    • если торгуете на выезде — модель и гос номер автомобиля, адрес ООО или адрес регистрации ИП;
    • при работе в интернете — домен сайта.

Если вы перевезли кассу в другой магазин, перерегистрируйте ее по новому адресу. Иначе компанию оштрафуют на 5 000–10 000 р., а ИП на 1 500–3 000 р.

  1. Номер смены.
  2. Наименование товаров или услуг.
  3. Цена с учетом скидок.
  4. Количество и стоимость товаров.
  5. Ставка и сумма НДС.
  6. Система налогообложения (например, «патент» или «УСН доход»).
  7. Форма расчета. Как рассчитывается клиент: наличными или электронными деньгами (карточка, Qiwi, Webmoney, Яндекс.Деньги).
  8. Сумма оплаты — сколько заплатили наличными деньгами, а сколько электронными.
  9. Признак расчета:
    1. приход (клиент оплатил);
    2. возврат прихода (клиент вернул товар, а вы ему деньги);
    3. расход (например, выдали выигрыш в лотерею);
    4. возврат расхода (клиент возвращает полученную сумму).
  10. Фискальный признак сообщения (когда чек отправляется ОФД).
  11. Фискальный признак документа — генерируется накопителем.
  12. Серийный номер накопителя.
  13. Регистрационный номер ККТ, который выдали в налоговой.
  14. Номер документа, под которым он хранится в накопителе.
  15. Телефон или e-mail клиента (при отправке электронного чека).
  16. E-mail компании, если клиенту отправляют чек на почту.
  17. Адрес сайта налоговой — www.nalog.ru.
  18. QR-код.

Если вы живете в труднодоступной местности, для вас некоторые реквизиты чека онлайн-кассы необязательны. У вас нет возможности отправлять документы по интернету, поэтому можете не указывать адрес сайта налоговой, свою электронную почту и контакты покупателя.

Чтобы сравнить старые и новые поля чеков, скачайте их отдельным файлом в формате Word.

Если нет хотя бы одного обязательного реквизита, чек недействителен. Это приравнивается к тому, что вы вообще не выдали документ об оплате. Компанию оштрафуют на 10 000 р., а предпринимателя на 2 000 р.

В п. 1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ, в списке обязательных полей не указан QR-код. Но в п. 1 ст. 4 сказано, что касса должна печатать двумерный код, в котором зашифрованы данные для проверки подлинности документа. Также QR-код обязателен в бумажном чеке согласно приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

В электронных документах QR-код не нужен.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

Вы можете печатать дополнительные реквизиты — логотипы для брендирования или информацию об акциях.

Пример печати акции в чеке сети «Магнит»

Код товара — новый реквизит в чеке онлайн-кассы

В Госдуму внесли законопроект о добавлении еще одного обязательного поля в фискальные документы — «Код товара». Это снизит количество фальсификата на рынке. А налоговая сможет отслеживать уплату НДС. Законопроект планируют одобрить в январе 2019 года.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Бумажный чек

Выдается клиенту в магазине и печатается на кассовом аппарате. При торговле в интернете вообще не нужен. Необязательно выдавать, если отправили электронный вариант и покупатель не попросил бумажный.

Вот как выглядит чек онлайн-кассы.

Документ, напечатанный на онлайн-ККМ

Скачать шаблон кассового чека в формате Word

Электронный чек

Чтобы получить электронный чек, перед оплатой клиент говорит свой мобильный номер или почту. Такой документ приравнивается к бумажному и заменяет его.

Электронный документ об оплате

Если покупатель не дал номер или почту, выдайте бумажный чек. Если вы пробьете фискальный документ, но не отдадите и не отправите его клиенту, вас оштрафуют.

Сервис проверки чеков — приложение от ФНС

ФНС выпустила мобильное приложение. Через него покупатель проверяет фискальные документы на подлинность. Если они нелегальные, клиент может сразу пожаловаться в налоговую.

Проверить чек можно двумя способами:

  • вручную ввести фискальный признак, время покупки, сумму, номер документа и тип операции (расход, приход);
  • считать с бумажного чека QR-код.

Приложение сравнит информацию, которую ввел клиент, с той, что поступила в налоговую от ОФД. Если данные отличаются, ФНС будет разбираться.

Приложение для проверки чеков

Бланк строгой отчетности = кассовый чек

Теперь БСО и чек — одно и то же. Они равны по значению, содержат идентичные поля и одинаково выглядят. Бланк строгой отчетности можно отправлять клиентам в электронной форме. Копия БСО отправляется ОФД.

Печатать бланки можно только на кассе и нельзя в типографии или на принтере. По закону БСО должны формироваться на специальной автоматизированной системе. Но налоговая заявила, что можно использовать обычную онлайн-ККТ.

Согласно 54-ФЗ чек коррекции пробивается, если на кассе недостача или наоборот лишняя сумма. Например, кассир пробил товар на 1 000 р. вместо 800. Если ошибку обнаружили в конце смены, пробейте чек коррекции. В признаке укажите «приход» на 200 р. (1000 — 800). При этом кассир пишет служебную записку и объясняет причины коррекции.

Если обнаружили ошибку через несколько дней тоже оформляйте чек коррекции. Например, 13 июня исправить ошибку за 7 число.

Заметили ошибку сразу или покупатель возвращает товар — не формируйте чек коррекции. В этом случае пробейте «возврат прихода».

Образец чека коррекции, напечатанного на новом кассовом аппарате

Когда можно не указывать НДС?

Если вы работаете без ставки НДС, не указывайте ее или пишите «0%». Курьерские службы могут не писать НДС, так как не продают товары, а только доставляют.

Можно ли не указывать наименование товара?

До 1 января 2021 года наименование товара или услуги не указывают ИП на упрощенке, патенте, ЕНВД и ЕСН. Только если они не продают подакцизные товары.

Наименование не пишется, если в момент оплаты неизвестен точный список товаров и их объем, например, при авансе.

Какой чек выдают платежные агенты?

Платежные агенты указывают в документах все то же самое, что должно быть в чеке онлайн-кассы любого продавца. Даже наименование товара. Поэтому интернет-магазинам и курьерским службам придется соединить свои базы. Кроме стандартных полей, агенты указывают дополнительные:

  • размер своей комиссии;
  • телефон агента, поставщика и оператора, которые принимают платеж.

Как пробить чек на аванс?

Если клиент вносит предоплату, пробейте документ с признаком «Аванс». Не указывайте наименование товара, цену и количество, если объем и список товаров нельзя определить. Например, в момент оплаты покупатель точно не знает, сколько товара ему нужно. Об этом сказано в письме МинФина.

В итоговом чеке укажите сколько внес клиент при полном расчете. Аванс не указывайте.

Примеры документов при авансе (для удобства некоторые реквизиты не показаны)

Какой штраф за ошибки в чеке?

Для ИП —1 500–3 000 р., ООО — 5 000–10 000 р. Малому и среднему бизнесу могут выписать предупреждение, если это первое нарушение.

Запомнить

  1. Клиент выбирает сам — бумажный документ, электронный или оба.
  2. QR-код обязателен только в бумажных документах.
  3. Нет хотя бы одного реквизита — штраф. ИП до 3 000, ООО до 10 000 р.
  4. БСО и кассовый чек — теперь одно и то же.
  5. Клиент вернул товар или заметили ошибку сразу — пробивайте «возврат прихода».
  6. Заметили ошибку в конце смены — пробивайте чек коррекции.
  7. Покупатель внес аванс, но не решил сколько товара нужно — наименование не пишите.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/obrazets-cheka-onlajn-kassy-kak-vyglyadit-trebovaniya-i-rekvizity/

Кассовый чек

Новый кассовый чек для отчета

Делайте копии чеков, когда сотрудник приносит авансовый отчет. Заверяйте копии надписью «копия верна», печатью компании и подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника. Ведь если в чеке невозможно прочитать обязательные для первички реквизиты, он не подтверждает расходы.

Название товаров. Проверьте, есть ли название товара из онлайн-чека, который принес вам подотчетник, в классификаторе ОК 034-2014 (письмо Минфина от 04.08.2017  № 03-01-15/49971). В случае спора с налоговиками это поможет снять претензии к подтверждающим документам.

Наименование товаров, работ или услуг указывают в каждом чеке, кроме авансового. Этот реквизит входит в перечень обязательных (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Но конкретных требований к нему нет. Минфин предложил брать наименования из классификатора ОК 034-2014 (утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст).

У налоговиков не будет претензий к документу, даже если названия из чека нет в классификаторе. Но при условии, что можно определить, что за товар указан в чеке. Иначе проверяющие могут снять расходы, доначислить налог на прибыль, штраф — 20 процентов неуплаченного налога и пени (ст. 75, п. 3 ст. 120 НК).

Чеки на предоплату продавцы пробивают с признаком расчета «Аванс». Указывать наименование товара, цену и количество в таком случае не обязательно. Но при одном условии — объем и список товаров в момент оплаты определить нельзя. К такому мнению пришли в Минфине (письмо от 28.04.2017 № 03-01-15/26352).

Отмена чека. Бухгалтер перепроверял чеки по авансовым отчетам и выяснил, что продавец отменил один из них. Сотрудник, который сдал отчет, показал скриншот своей проверки. На нем видно, что чек корректный.

Такую историю прислала наша читательница и спросила: принимать ли расходы в такой ситуации и что делать, если по уже списанным расходам обнаружился возврат по чеку. За разъяснениями мы обратились к налоговикам.

Как действовать, зависит от того, был ли чек корректным на дату, когда его принес подотчетник. Продавец обязан выдать чек покупателю в момент оплаты товара (ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Уведомлять об отмене или замене чека закон не требует. Поэтому сначала проверьте чек удобным способом. Например, в специальном приложении или на сайте оператора фискальных данных.

Если чек корректный, проверьте первичку, которая подтверждает покупку товара, например товарный чек. Принимайте товар на учет, если есть все документы на оприходование и не было возврата и обмена товара.

Сохраните скриншот проверки кассового чека и спишите расходы. Все это подтвердит вашу добросовестность как покупателя.

Главное доказать, что покупка была реальной и в момент, когда принимали расходы к учету, чек был корректный.

Получили сообщение, что чек некорректный, — письменно обратитесь к продавцу за пояснениями. Если он ответит, что был возврат, не принимайте чек к учету и не возмещайте сумму подотчетнику. Иначе ее могут включить в доход сотрудника, доначислить НДФЛ, штрафы и пени (постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 13510/12).

Допустим, продавец ответит, что была уважительная причина отмены чека, например сбой. Тогда расходы можно учесть. Переписка поможет подтвердить расходы, если отсутствие чека выявят на проверке. Если налоговики будут проверять продавца и обнаружат, что он нарушил порядок отражения выручки, оштрафуют только его.

Есть риск, что свою позицию придется отстаивать в суде. Если налоговики докажут, что покупатель действовал неосмотрительно и мог знать о нарушении, которое допустил контрагент, или умышленно воспользовался его фиктивными услугами, судьи встанут на сторону инспекторов.

Ошибки в чеках. Часто водители покупают топливо за наличные. Тогда, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, понадобятся чеки. Иногда водители теряют их. В этом случае суммы списать не получится. Но даже когда чеки есть, с ними не всегда все в порядке.

Частые недостатки в кассовых чеках

В чем недочетК чему приведет
Не указан товарИногда приносят чеки, в которых не указаны товар и его количество. Такой чек не подтверждает расходы на бензин. Ведь невозможно определить, к какой хозяйственной операции он относится и к какому виду расходов
Чек испорченЕсли чек испорчен, например его плохо напечатали, чем-то залили, изрисовали, оторвали часть, расходы списать не получится. Если информация на чеке не читается, налоговики снимут расходы. Возьмите у сотрудника объяснительную записку по подотчетной сумме с количеством товара, суммой, датой и местом покупки, а также с описанием причин утраты документов. Со временем чеки выцветают. Поэтому сразу снимите копии чеков для архива. Они помогут подтвердить расходы на проверке
Поддельный чекИногда водители приносят поддельные чеки от компаний, которые не существуют в реальности. Поэтому кассовые чеки от каждого нового контрагента проверяйте по ИНН — существует ли такая компания. Риск подделок снизится, если водители будут обслуживаться на одних и тех же заправках. С 1 июля 2017 года продавцы будут выдавать только онлайн-чеки, и подделок станет меньше. Следите, чтобы с этой даты водители приносили только новые чеки
Не те время и местоМесто и время заправки на чеке должны соответствовать маршруту и дате рейса. Если водитель приложил чек из региона, которого нет в путевом листе, налоговики снимут такие расходы. Если, конечно, он не проезжал этот регион транзитом во время рейса. То же самое с чеками на заправку в нерабочее время

Какие ошибки опасны и безопасны для расходов

РеквизитКак должно бытьЧем опасна ошибка
Опасные ошибки — расходы лучше не списывать, если чек нельзя заменить
Наименование и ИНН продавцаВерные сведения, как в ЕГРЮЛ. Формальные обозначения вроде «Магазин» или «Торговый павильон» не годятся. ИНН тоже должен быть реальныйНалоговики не смогут идентифицировать продавца и снимут расходы (письмо Минфина России от 28.08. 2014 № 03-03-10/43034)
Дата покупкиДень и время, когда подотчетник совершил покупкуОпасно, если дата в чеке выходит за рамки командировки или, например, в авансовом отчете более ранняя дата, чем в чеке. Налоговики придерутся к реальности покупки
Наименование товаровПодробное наименование товаров, работ, услуг. Нельзя, чтобы продавец обобщал названия, например писал «Строительные материалы»Налоговики не поймут, что именно приобрел сотрудник и были ли траты экономически обоснованны. Претензий можно избежать, если подробные наименования будут в товарном чеке — так считают в Минфине и ФНС
Признак расчетаПри покупке в чеке должен стоять признак «Приход», а если покупатель вносит предоплату, то нужен дополнительный реквизит «Аванс» или «Предоплата»Проверьте, чтобы в чек на полную оплату товара по ошибке не попал признак «Аванс» или «Предоплата». Иначе будет проблематично учесть расходы. Налоговики засомневаются, что отгрузка была (п. 14 ст. 270 НК)
ИтогИтоговая сумма к оплате по чекуЧек подтверждает расходы подотчетника на ту сумму, которая указана как итоговая после вычета всех скидок и бонусов покупателя. Если итоговая сумма меньше той, что сотрудник отдал кассиру, разницу нельзя принять в расходы
Регистрационный номер ККТ, ФН, ФП, ФДРеквизиты онлайн-кассы, по которым можно проверить чек на сайте ФНСОшибки в этих реквизитах маловероятны. Сведения попадают в чек автоматически, человеческий фактор исключен. Но если проверили чек в интернете по этим реквизитам и проверка выдала ошибку, скорее всего документ поддельный. От расходов безопаснее отказаться
Нежелательные ошибки на расходы напрямую не влияют, но возможны споры с инспекцией
Адрес продавцаАдрес места, где подотчетник приобрел товары, или интернет-магазинаНалоговики придерутся, если в чеке есть только юрадрес компании, где магазина и онлайн-кассы нет. Также проверяющих не устроит, если товары купили через интернет, но в чеке нет сайта
Сумма скидкиСкидка или сумма, которую оплатили бонусамиНалоговики снимут часть расходов, если спишете всю сумму по чеку, включая скидки и бонусы. Ведь это не расходы компании
Сумма НДС и система налогообложенияКакую систему налогообложения использует продавец и какая сумма НДС соответствует покупкеНалоговиков заинтересует, если в чеке стоит общая система, но НДС не посчитан. Или, наоборот, у продавца на спецрежиме выделен НДС. Ведь НДС нельзя учесть в расходах. Соответственно, исказится база по налогу на прибыль, если компания примет в расходы всю сумму по чеку
Безопасные ошибки — они не помешают принять расходы
Номер смены и порядковый номер онлайн-чекаВ течение какой смены пробили чек и какой он по порядку в этой сменеОшибка в этом реквизите не помешает признать расходы
Фамилия кассираДолжность и Ф. И. О. кассира. В электронном чеке этого реквизита может не быть, и это не ошибкаОшибки в фамилии кассира на учет расходов не влияют. Компании сложно проверить, правильная ли в чеке стоит фамилия. Также не страшно, если вместо Ф. И. О. в чеке написано, к примеру, «Кассир 1», «Администратор» и т. п.
Сайт для проверки чекаАдрес сайта оператора или ФНС, где можно проверить чек на подлинностьЕсли реквизит пропущен или в нем ошибка, то это не повод отказываться от расходов. Проверить чек можно в приложении ФНС по реквизитам онлайн-кассы: ФН, ФП, ФД
Форма расчетаСколько покупатель оплатил наличными, а сколько электронными деньгамиНе проблема, если подотчетнику выдавали наличные, а в чеке сказано, что он платил картой или наоборот. Только из-за этого расходы не снимут
Электронный адрес продавца и покупателяПочта продавца, с которой он высылает электронный чек, электронный адрес покупателя, на который приходит чек от продавцаЭти реквизиты на расходы не влияют. А в бумажном чеке этих сведений и вовсе может не быть
QR-кодГрафический код-картинка, в котором зашифрованы все необходимые реквизиты кассового чека. Это необязательный элемент, хотя ФНС требует, чтобы любая онлайн-касса умела его печататьОнлайн-чек без QR-кода — не повод отказываться от расходов. Чек можно проверить в приложении ФНС по реквизитам ФН, ФП, ФД

Источник: https://e.glavbukh.ru/637994

Новые правила по подотчету с 1 июля 2019 года

Новый кассовый чек для отчета

С 1 июля 2019 года бухгалтерам придется принимать от работников документы на подотчет по новому списку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила в данной статье ответы на все вопросы.

О чем бухгалтерам предупредить своих подотчетников с 1 июля

Первый день июля 2019 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.

Так, подотчетники напрямую должны учитывать июльские «кассовые» изменения. Нужно иметь в виду и другие поправлки, которые непосредственно отразились на оформлении авансотчета. Иначе есть риск, что компания не сможет учесть подотчетные траты. Обо всем — по порядку.

Проведите для сотрудников компании ликбез по следующим пунктам.

Пункт 1. Онлайн-чеки — общее правило после 1 июля 2019 года

С первого июльского дня большинство чеков должны быть электронными. И их реквизиты — меняются. Нужно помнить, что списать расходы компания сможет без проблем, только если в бумагах есть все нужные реквизиты.

В частности, после июня в поле «форма расчета» вместо «электронными» должно стоять «безналичными».

Ужесточаются требования к оформлению чека, если подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени фирмы или бизнесмена. То есть товар сотрудник покупает не как физлицо. Тогда продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Подробнее — смотрите статью 1 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ.

Пункт 2. БСО после июня печатаются на новых онлайн-ККТ

С 1-го же июля электронными по общему правилу должны быть бланки строгой отчетности. Типографские БСО запретили всем, кто не имеет каких-либо постоянных или временных льгот по новым онлайн-кассам. БСО нового поколения должны изготавливаться с помощью специальных онлайн касс, подобных тем, что печатают онлайн-чеки. То есть данные о продаже услуги будут также поступать оперативно в ФНС.

В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек.

Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2021 года.

Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.

Если продавец все же дает древний «строгий» бланк, пусть подотчетник узнает, почему, на каком основании. Лучше всего — попросить у торговца письмо от его имени со ссылкой на соответствующую норму закона. Ту, согласно которой продавец имеет право не эксплуатировать онлайн-ККТ. Либо выдать копию документа — основания для невыдачи чека.

Пункт 3. Чеки можно получить из мобильных приложений и через коды для скачивания

Вместо бумажного чека после июня продавцы могут давать распечатки из мобильных приложений или даже коды для скачивания. Например, как в случае с новой категорией бизнесменов — самозанятыми.

Еще в своем письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 Минфин пояснил, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы. Поэтому пугаться современных опций не нужно. То, что продавец дает в подтверждение расходов, то и нужно брать у него, распечатывать и нести в бухгалтерию.

Пункт 4. Электронный посадочный талон при авиапереездах не вариант для целей НУ

Не лишним будет напомнить персоналу, что еще в начале года — с 25 февраля — Минтранс разрешил пользоваться виртуальными посадочными талонами при авиаперелетах. Например, онлайн-талон можно оформить в электронном виде, получив на личный e-mail (приказ Министерства транспорта от 14.01.2019 № 7).

Льготный порядок прижился и продолжает действовать. Но пользоваться командировочным лицам данным послаблением пока опасно. Электронный проездной билет надо обязательно по старинке распечатывать и во время досмотра просить сотрудников аэропорта проставлять на нем соответствующий штамп. После — прикладывать к авансовому отчету. На этом настаивают специалисты из Минфина.

В аэропортах остается возможность самостоятельно распечатать талон, получить его на бумаге, в том числе как раз для отчета на работе о командировке.

Шаг 1. Готовим решение о подотчете документально

Работник составляет заявление на подотчет, а директор утверждает бумагу своей подписью. Альтернатива — приказ (распоряжение) директора на выдачу средств.

Шаг 2. Проводим аванс

Компания выдает подотчетнику аванс наличными, на корпоративную или зарплатную карточку.

Внимание: при выдаче денег под отчет, равно как и при возврате сотрудником неизрасходованных сумм или при компенсации ему затрат онлайн-кассу применять не требуется.

Однако при любом безналичном расчете онлайн кассу применять надо с 1 июля 2019 года. Об этом читайте в статье журнала “Упрощенка” Как подготовиться к переходу на новый порядок работы с ККТ с 1 июля 2019 года

Шаг 3. Даем время сотруднику потратить подотчетные и собрать подтверждающие документы

Во время выполнения подотчетного задания / служебной поездки на все траты сотрудник запрашивает подтверждающие бумаги. Не страшно, если они будут электронными. Как мы рассказали выше, сейчас почти весь «кассовый» документооборот идет онлайн.

Источник: https://www.26-2.ru/art/355059-novye-pravila-po-podotchetu-s-1-iyulya-2019-goda

Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2019

Новый кассовый чек для отчета

07.07.2018

Что касается общего в практике хозяйственных субъектов, это применение единой общеотраслевой формы авансового отчета АО-1. Узнаваем бланк и для бюджетных учреждений, имеющий незначительные отличия от базовой формы, его код 0504505. Оба типа отчетов имеют табличную часть, где необходимо приводить расшифровку подтверждающих фискальных и нефискальных документов.

Форма КО-1 была утверждена еще в 1998 году. Бланк до сих пор применяется рядом хозяйствующих субъектов. Прежде чем получить в подтверждение своих расходов такой документ, работнику следует убедиться в соблюдении требований по его заполнению.

Стандартно бланк состоит из двух частей. Верхние поля заполняются предприятием своими реквизитами, детализируется сама оплата (сумма, дата, за что, кем внесены деньги).

Сотрудник с подотчетными деньгами получает на руки отрывную часть, на которой повторяются сведения из верхних полей.

Особенности авансового отчета без кассового чека

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины.

В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле.

Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения.

Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ 2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис». 2.2.

Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику. 2.3.

Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

Какие чеки принимать к авансовому отчету 2019

  • кассовые. Подтверждают покупку товаров или оплату услуг. Кассовые чеки – это первичные документы, в которых обязательно указываются такие реквизиты, как название, дата, Ф.И.О. и подпись продавца, проведённые операции, количество и цена наименований, итоговая стоимость. Чеки нельзя принимать, если в перечне покупок указаны обобщённые названия, например, канцтовары;
  • товарные. Должны содержать реквизиты, которые обязательны для всей «первички». Иногда прикрепляются к кассовым, так как важно, чтобы дата и сумма совпадали;
  • квитанции ПКО. Это чеки, которые подтверждают оплату, но не её получение. Тут потребуется предоставить накладную или акт выполненных работ;
  • бланки строгой отчётности. К этой категории относятся квитанции, абонементы, путёвки и талоны.

Выдача денег предприятием лицу, с которым оформлены трудовые отношения, – обычная практика.

Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту.

Важно понимать особенности каждого, чтобы не наделать ошибок, которые потом могут негативно отобразиться на заработной плате.

В каком виде храняться чеки как приложение к авансовому отчету

Не запутаться в них поможет наша статья.

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении. УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п.

100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Источник: https://truejurist.ru/posobiya/kakie-cheki-mozhno-prinyat-k-avansovomu-otchetu-2018

Новые требования к кассовым чекам: можно ли теперь учесть расходы, если чек оформлен на физлицо?

Новый кассовый чек для отчета

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛККТ И БСОНовые требования к кассовым чекам: можно ли теперь учесть расходы, если чек оформлен на физлицо? 28 июня Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Начиная с июля 2019 года, при расчетах между двумя организациями, двумя ИП, а также организацией и ИП нужно выдавать кассовый чек с дополнительными реквизитами (см. «Новые поправки в закон о ККТ: освобождение для ИП на ПСН, безналичные расчеты с физлицами, новые реквизиты чека и другое»). В частности, к таким реквизитам относятся сведения о покупателе — организации или ИП. Означает ли это, что если покупку для работодателя совершил сотрудник от своего имени, и магазин оформил чек на физическое лицо, организация лишается права на учет расходов? Специалисты придерживаются противоположных точек зрения. Мы проанализировали эти мнения, и выбрали то, которое, на наш взгляд, является наиболее убедительным.

Напомним, что при расчетах между двумя организациями, двумя ИП, либо между организацией и ИП нужно применять контрольно-кассовую технику в двух случаях. Первый — это прием и выдача наличных средств. Второй — это прием и выдача безналичных средств с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (например, при помощи пластиковой карты).

С 1 июля 2019 года при таких расчетах в кассовых чеках и бланках строгой отчетности нужно указывать дополнительные реквизиты, предусмотренные новым пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон № 54-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

  • наименование покупателя или клиента (название компании или ФИО предпринимателя);
  • ИНН покупателя или клиента;
  • сведения о стране происхождения товара (при расчетах за товар);
  • сумма акциза (для подакцизной продукции);
  • регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар).

Очевидно, что перечисленные реквизиты можно указать в чеке только на основании какого-либо документа, предъявленного покупателем — подотчетным лицом организации или ИП. В качестве такого документа чаще всего выступает доверенность, что подтвердил Минфин России в письме от 19.10.

18 № 03-01-15/75371. Но ведь далеко не всегда подотчетники приходят в магазин с доверенностью. Нередко бывает, что человек сначала тратит собственные деньги на покупку товаров для нужд работодателя, а затем бухгалтерия возмещает ему издержки.

Возникает вопрос: можно ли с июля принять у подотчетника чек, оформленный на него как на физическое лицо, и включить его в пакет документов, которые подтверждают расходы на покупку? Или же поправки в Закон № 54-ФЗ означают, что теперь для учета затрат, наряду с другими бумагами, необходим чек, выписанный на организацию или ИП и содержащий дополнительные реквизиты?

Специалисты придерживаются двух противоположных точек зрения.

Первая точка зрения: для списания расходов нужен чек, оформленный на организацию или ИП

Такое мнение часто высказывают лекторы на различных семинарах. Они ссылаются на письмо Минфина России от 18.02.19 № 03-03-06/1/10344.

В этом документе говорится, что в общем случае кассовый чек подтверждает только факт расчетов с продавцом, но не обосновывает экономическую целесообразность покупки.

И только если добавить в чек дополнительные реквизиты (какие именно, авторы не уточнили), то с его помощью можно не только подтверждать расчеты, но и обосновывать расходы (см. «Налог на прибыль: когда кассовый чек является основанием для учета расходов»).

Лекторы полагают, что речь в данном письме идет о дополнительных реквизитах, которые вводятся с июля для расчетов между компаниями и ИП.

Получается, что если подотчетное лицо не представит доверенность с реквизитами организации (или ИП), продавец пробьет ему чек без дополнительных реквизитов. А с помощью такого чека нельзя обосновать расходы и отразить их в налоговом учете.

Следовательно, с июля 2019 года доверенность становится обязательным атрибутом при походе подотчетника в магазин, ведь без нее нельзя списать стоимость покупки на расходы.

Вторая точка зрения: розничные покупки можно учесть на основании чека, оформленного на физлицо

Есть иная точка зрения. Она предполагает, что в июле ничего не изменится: как и раньше, оформлять чек на имя работодателя нужно только в том случае, если товар продается на оптовом складе, в отделе по работе с юрлицами или в других аналогичных местах.

Подобные покупки по своей природе являются оптовыми. В роли покупателя выступает не подотчетник, а его работодатель — организация или ИП. При этом продавец оформляет не только чек ККТ (с 1 июля это чек с дополнительными реквизитами), но также накладную и счет-фактуру.

Покупатель сможет учесть расходы и принять входной НДС к вычету.

Если же сотрудник приходит в магазин как «обычное» физическое лицо, то это розничная покупка. Продавец выбивает чек без дополнительных реквизитов, а работник приносит его в бухгалтерию.

При наличии ряда документов, о которых мы расскажем ниже, эту покупку можно включить в расходы. А вот вычесть входной НДС нельзя (см.

«При покупке товаров в розничной торговой сети организация не может заявить «входной» НДС к вычету или учесть этот налог в составе расходов»). Такое положение дел существовало ранее, сохранится оно и в июле.

Почему можно признавать расходы, если в чеке нет дополнительных реквизитов

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, для признания расходов в налоговом учете необходимо выполнение двух условий: обоснованности и документального подтверждения затрат.

Кассовый чек обеспечивает лишь второе условие, то есть подтверждает оплату. А для соблюдения первого условия — обоснования затрат — чек не годится.

Именно об этом напомнили чиновники в упомянутом выше письме Минфина № 03-03-06/1/10344.

Однако обосновать издержки можно при помощи других документов, в частности, распоряжения директора о выдаче денег на определенные нужды и авансового отчета работника. И если к этому комплекту приложить чек ККТ, оформленный на сотрудника, то бухгалтерия вправе списать расходы, несмотря на отсутствие в чеке ИНН покупателя и других новых реквизитов.

Что же касается дополнительных реквизитов, которые упомянул Минфин в письме № 03-03-06/1/10344,  то, на наш взгляд, они не совпадают с теми, что вводятся с июля при расчетах между организациями и ИП.

Ведь в указанном письме не сказано, о каких именно допреквизитах идет речь.

А учитывая, что письмо выпущено в феврале 2019 года, то есть задолго до вступления в силу положения о новых реквизитах чека, то нельзя исключать, что авторы говорили о каких-то других сведениях, которые, по их мнению, допустимо указывать в чеке.

Таким образом, в июле 2019 года и далее организации и предприниматели могут по-прежнему не выдавать подотчетникам доверенности и принимать от них кассовые чеки, оформленные на физлицо.

Отсутствие в чеке дополнительных реквизитов, предусмотренных Законом № 54-ФЗ, — не помеха для списания затрат.

Главное, чтобы экономическая обоснованность покупки была отражена в других документах, в том числе в авансовом отчете.

Обратите внимание: выполнить все требования актуальной редакции Закона 54-ФЗ к реквизитам в кассовом чеке можно с помощью сервиса «Контур.Маркет».

Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД. Кроме того, «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.

Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.

Обсудить на форуме (2)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (2)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2019/6/14789

Правовая помощь
Добавить комментарий